「言った！言ってない！」で困ったことはありませんか？
誰しもが１度は経験したことがある「言った！言ってない！」トラブル、仕事だけでなくプライベートでもよくある話です。
〇取引先や外注先、仕入先との「言った！言ってない！」トラブル
- 仕事を依頼すると確約をしてくれたのに・・・
- 忙しくなると言われたから設備を導入したのに・・・
- 必ずこの数量は取ると約束してくれたのに・・・
- コストは状況に応じて対応すると言ってくれていたのに・・・
- 納期が間に合わないと説明したうえで請けたのに・・・
〇社内での「言った！言ってない！」トラブル
- 上司の指示通りに進めたのに・・・
- 逐一、報告をしていたのに・・・
- 自由に休みが取れると言っていたのに・・・
など「言った！言ってない！」トラブルは、社外・社内を問わず後を絶ちません。
「言った！言ってない！」トラブルにならないためには、話した内容をしっかりと記録しておくことが大切です。
取引先や外注先、仕入先と交わす契約書は、この「言った！言ってない！」トラブルを防ぐための書類ですが、契約書に双方が署名押印をしていても、「言った！言ってない！」は発生します。
それを防ぐには、しっかりと契約書の内容を読んで確認することが必要なのですが、契約書は書かれている内容が難しく見慣れている人でないとなかなか理解することは難しいものです。
実は契約書には決められた書式はなく、書き方や内容は自由に記載することができます。
「言った！言ってない！」トラブルを防ぐには、
- いつ
- どこで
- 誰が
- 誰に
- 何を
- どのように
- いくらで
など、取り決めた内容を書面に書き、双方が記名押印することで防ぐことができます。
パソコンで作ったものでも、手書きで作ったものでもなんでも構いません。
社外との取引だけでなく、社内で行った会議や打合せでも活用することができます。
人間の記憶は曖昧なもので、実際に決めた内容と違うことを記憶していることが沢山あります。
後々、「言った！言ってない！」トラブルを避けるためにも、「決めた事」は記録に残して記名押印するようにしましょう。
ただしそれでも認識の違いは生まれるので、定期的に内容の再確認と変更事項がないかなどを話し合うことが必要です。
トラブルを防ぐには、起こりうるトラブルを想定し、事前に対策を打つ、リスクマネジメントを行うことが大切です。
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